Dalam era digital, i Akaun Majikan KWSP menjadi platform utama bagi setiap majikan mengurus caruman pekerja dengan lebih pantas dan selamat.
Portal rasmi ini membolehkan semakan caruman, penghantaran Borang A serta pembayaran melalui sistem dalam talian tanpa perlu hadir ke kaunter KWSP.
Melalui kemudahan seperti e-Caruman, e-CTML dan e-Payroll, majikan dapat memastikan pematuhan terhadap Akta KWSP 1991 secara lebih efisien.
Dengan panduan lengkap ini, setiap majikan akan memahami langkah pendaftaran, login dan penggunaan sistem i Akaun Majikan yang dikemas kini bagi tahun 2025.
Apa Itu i Akaun Majikan KWSP
i Akaun Majikan KWSP ialah platform dalam talian rasmi yang disediakan oleh Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) bagi memudahkan majikan mengurus semua urusan berkaitan caruman pekerja.
Melalui portal ini, majikan dapat menghantar Borang A, membuat pembayaran caruman bulanan, menyemak rekod transaksi, serta mengemaskini maklumat pekerja tanpa perlu hadir ke pejabat KWSP.
Portal ini diwujudkan selaras dengan transformasi digital kerajaan untuk mempercepatkan urusan pentadbiran dan meningkatkan pematuhan terhadap Akta KWSP 1991.
Ia membolehkan setiap majikan melaksanakan tanggungjawab caruman secara tepat masa melalui sistem dalam talian yang selamat dan dilengkapi pengesahan dua faktor (TAC).
Lebih daripada sekadar sistem bayaran, i Akaun Majikan berperanan sebagai hab pengurusan lengkap bagi semua aspek caruman KWSP, termasuk kemudahan e-Caruman, e-CTML untuk caruman tertunggak, serta penyata digital dan resit pembayaran.
Sistem ini turut menyokong integrasi e-Payroll yang membantu menyelaraskan data gaji dan potongan KWSP secara automatik, menjadikannya lebih efisien untuk jabatan sumber manusia dan akaun.
Dengan adanya portal i Akaun Majikan, setiap organisasi dapat memantau status caruman pekerja secara masa nyata serta mengelakkan kesilapan manual yang sering berlaku dalam proses manual terdahulu.
Fungsi keselamatan, kemaskini berkala, dan keupayaan akses 24 jam menjadikan platform ini salah satu inovasi penting dalam urusan kewangan korporat di Malaysia.
Cara Daftar i Akaun Majikan KWSP
Proses pendaftaran i Akaun Majikan KWSP adalah langkah penting bagi setiap organisasi untuk mengurus caruman pekerja secara sah dan efisien.
Portal ini direka bagi memudahkan urusan pendaftaran, log masuk, dan penghantaran caruman tanpa perlu mengisi borang fizikal.
Untuk mendaftar, majikan mesti terlebih dahulu berdaftar secara rasmi dengan Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan memiliki nombor rujukan majikan.
Pendaftaran boleh dilakukan sama ada melalui cawangan KWSP atau platform digital MyCoID bagi syarikat yang baru ditubuhkan.
Langkah Pendaftaran i Akaun Majikan KWSP
1. Dapatkan Nombor Rujukan Majikan KWSP
- Setiap majikan baharu perlu mendaftar perniagaan di bawah MyCoID dan menyerahkan salinan SSM, maklumat pemilik serta butiran akaun perniagaan di cawangan KWSP berdekatan.
- Selepas pendaftaran berjaya, majikan akan menerima nombor rujukan KWSP dan kod majikan unik yang digunakan untuk akses portal.
2. Isi Borang Permohonan i-Akaun Majikan (KWSP 1(i))
- Borang ini boleh dimuat turun melalui portal KWSP atau diperoleh di kaunter KWSP.
- Pastikan maklumat syarikat, alamat e-mel rasmi dan nombor telefon disahkan kerana akan digunakan bagi pengesahan TAC dan login pertama.
3. Terima Kod Pengaktifan dan TAC (Transaction Authorisation Code)
- Selepas borang dihantar, KWSP akan menghantar kod pengaktifan ke e-mel berdaftar majikan.
- TAC akan dihantar ke nombor mudah alih yang didaftarkan. Kedua-dua kod ini diperlukan untuk pengaktifan pertama kali.
4. Aktifkan Akaun Melalui Portal Rasmi i Akaun Majikan
- Layari laman rasmi https://www.kwsp.gov.my dan pilih menu i-Akaun (Majikan).
- Masukkan nombor rujukan majikan, kod pengaktifan, dan TAC.
- Tetapkan ID pengguna serta kata laluan baharu yang mematuhi piawaian keselamatan KWSP.
5. Sahkan Profil dan Lengkapkan Maklumat Akaun
- Lengkapkan maklumat syarikat termasuk alamat, e-mel rasmi, serta butiran pegawai yang diberi kuasa (maker/checker).
- Sistem akan memaparkan mesej pengesahan bahawa akaun telah berjaya diaktifkan.
Dokumen yang Diperlukan
- Salinan Sijil Pendaftaran Syarikat (SSM / MyCoID).
- Salinan Kad Pengenalan pengarah atau pemilik syarikat.
- Borang KWSP 1(i) yang lengkap.
- Bukti alamat perniagaan (bil utiliti / penyata bank).
Tempoh dan Status Pendaftaran
- Proses pengesahan biasanya mengambil masa 1 hingga 3 hari bekerja bergantung kepada kelengkapan maklumat.
- Status permohonan boleh disemak melalui e-mel atau portal i Akaun Majikan menggunakan nombor rujukan.
Tip Penting Semasa Pendaftaran
- Gunakan alamat e-mel korporat dan nombor mudah alih aktif untuk elak kegagalan TAC.
- Pastikan nama syarikat sama seperti yang berdaftar dalam SSM/MyCoID bagi mengelak penolakan.
- Simpan semua dokumen pendaftaran untuk rujukan audit dan pematuhan.
Proses pendaftaran i Akaun Majikan KWSP membolehkan majikan mengakses pelbagai kemudahan seperti e-Caruman, e-CTML dan penyata caruman digital.
Dengan pendaftaran yang sah dan pengaktifan yang betul, majikan dapat melaksanakan tanggungjawab caruman pekerja secara tepat masa, selamat dan mengikut peraturan KWSP 1991.
Artikel Lain:
Cara Login dan Aktifkan i Akaun Majikan
Setelah proses pendaftaran selesai, setiap majikan perlu mengaktifkan dan log masuk ke i Akaun Majikan KWSP bagi melaksanakan urusan caruman, semakan serta muat turun penyata pekerja.
Pengaktifan ini hanya boleh dilakukan selepas menerima kod pengaktifan dan TAC (Transaction Authorisation Code) daripada KWSP melalui e-mel dan nombor telefon berdaftar.
Portal i Akaun Majikan dibina dengan sistem keselamatan berlapis yang memerlukan pengesahan dua faktor. Oleh itu, majikan perlu memastikan maklumat e-mel dan nombor mudah alih yang digunakan semasa pendaftaran masih aktif sebelum log masuk kali pertama.
1. Langkah Login i Akaun Majikan KWSP
- Layari Portal Rasmi KWSP: Kunjungi laman rasmi https://www.kwsp.gov.my. Pilih menu “Majikan” dan klik pautan i-Akaun (Majikan) di bahagian Platform Online.
- Masukkan Nombor Rujukan Majikan dan ID Pengguna: Gunakan nombor rujukan majikan yang diperoleh semasa pendaftaran KWSP. Masukkan ID pengguna serta kata laluan yang telah ditetapkan semasa pengaktifan.
- Masukkan TAC (Transaction Authorisation Code): TAC akan dihantar ke nombor mudah alih berdaftar bagi mengesahkan identiti pengguna. Kod TAC perlu dimasukkan dalam masa 5 minit untuk mengelakkan tamat tempoh keselamatan.
- Tetapkan Soalan Keselamatan dan Pilih Kata Laluan Baharu (Login Pertama Kali): Sistem akan meminta majikan menjawab beberapa soalan keselamatan. Pilih kata laluan yang kukuh dan unik, sekurang-kurangnya lapan aksara dengan kombinasi huruf dan nombor.
- Sahkan Profil dan Terima Notifikasi Pengaktifan Berjaya: Setelah semua maklumat disahkan, sistem akan memaparkan notifikasi “Akaun Telah Diaktifkan”. Majikan kini boleh mengakses papan pemuka utama portal i Akaun Majikan KWSP.
2. Langkah Keselamatan Penting Semasa Login
- Elakkan log masuk melalui rangkaian awam atau komputer kongsi.
- Gunakan pelayar web yang dikemas kini seperti Google Chrome, Microsoft Edge atau Mozilla Firefox versi terkini.
- Pastikan pautan portal bermula dengan https://www.kwsp.gov.my untuk mengelak serangan pancingan data (phishing).
- Sentiasa log keluar selepas urusan selesai dan jangan kongsi ID pengguna atau TAC kepada pihak ketiga.
3. Masalah Lazim dan Cara Mengatasinya
| Isu | Punca Umum | Penyelesaian |
|---|---|---|
| Tidak dapat log masuk | Kata laluan salah atau akaun belum aktif | Gunakan fungsi “Lupa Kata Laluan” di portal rasmi atau hubungi talian KWSP. |
| TAC tidak diterima | Nombor mudah alih tidak dikemas kini | Semak nombor telefon berdaftar di cawangan KWSP atau kemaskini melalui emel rasmi. |
| Akaun disekat sementara | Percubaan log masuk melebihi had | Tunggu 24 jam atau buat pengesahan semula melalui talian KWSP. |
| Paparan ralat pelayar | Versi pelayar tidak serasi | Tukar ke pelayar terkini atau padam cache dan kuki. |
4. Tip Tambahan Untuk Pengguna Baharu
- Simpan ID pengguna dan kata laluan secara selamat menggunakan pengurus kata laluan.
- Kemas kini maklumat pegawai maker/checker secara berkala untuk elak gangguan proses kelulusan caruman.
- Sentiasa periksa notifikasi KWSP di papan pemuka bagi memastikan tiada caruman tertunggak.
Langkah login dan pengaktifan i Akaun Majikan KWSP direka untuk memastikan keselamatan serta ketepatan dalam setiap urusan caruman.
Dengan mengikuti panduan rasmi ini, majikan dapat mengakses semua fungsi penting seperti e-Caruman, e-CTML, dan penyata pekerja tanpa risiko keselamatan data.
Fungsi Utama Dalam Portal i Akaun Majikan
i Akaun Majikan KWSP bukan sekadar sistem log masuk untuk menghantar caruman pekerja. Ia merupakan pusat pengurusan menyeluruh bagi semua urusan majikan di bawah Akta KWSP 1991, dengan pelbagai fungsi digital yang mempercepat dan memudahkan proses pentadbiran.
Melalui portal ini, majikan dapat mengakses pelbagai modul seperti e-Caruman, e-CTML, e-Payroll dan penyata caruman digital tanpa batasan masa.
Portal ini direka khusus bagi menggantikan proses manual seperti penghantaran Borang A dan bayaran tunai di kaunter. Semua transaksi kini boleh dilakukan secara dalam talian dengan rekod automatik yang disimpan secara selamat dalam sistem KWSP.
1. e-Caruman (Borang A Digital)
Fungsi utama portal ialah e-Caruman, di mana majikan menghantar Borang A secara elektronik setiap bulan.
- Majikan boleh menambah, mengedit atau memadam nama pekerja dan jumlah caruman sebelum hantar ke KWSP.
- Sistem akan menjana jumlah caruman automatik mengikut kadar semasa (majikan + pekerja).
- Setelah penghantaran dibuat, resit digital dan penyata caruman akan dihasilkan untuk rekod.
Kelebihan e-Caruman:
- Jimat masa tanpa perlu ke pejabat KWSP.
- Mengurangkan ralat manual.
- Bayaran boleh dilakukan terus melalui FPX atau Direct Debit Authorisation (DDA).
2. e-CTML (Caruman Tertunggak)
Fungsi ini membolehkan majikan menyelesaikan caruman tertunggak yang belum dibayar.
- Sistem mengesan jumlah tunggakan berdasarkan rekod sebelumnya.
- Majikan boleh membuat bayaran dengan kadar penalti automatik yang dikira oleh sistem.
- Setelah bayaran diterima, penyata e-CTML dikemas kini secara automatik di akaun pekerja.
Manfaat e-CTML:
- Elak denda berganda akibat kelewatan.
- Jejak caruman tertunggak dapat dipantau secara masa nyata.
3. e-Payroll (Integrasi Gaji dan Caruman KWSP)
Ciri e-Payroll membantu majikan menyepadukan sistem gaji dalaman dengan portal KWSP.
- Caruman pekerja dikira terus dari data gaji bulanan.
- Fail e-Caruman boleh dimuat naik ke portal tanpa perlu input semula maklumat.
- Sesuai untuk syarikat besar atau yang menggunakan perisian perakaunan seperti SQL, AutoCount, atau UBS.
Kelebihan e-Payroll:
- Menjimatkan masa dan mengurangkan risiko kesilapan gaji.
- Menyediakan laporan caruman automatik untuk audit dalaman.
4. Penyata dan Resit Caruman Digital
Portal i Akaun Majikan menghasilkan penyata dan resit setiap kali caruman dihantar.
- Resit boleh dimuat turun dalam format PDF atau Excel.
- Penyata lengkap caruman pekerja boleh disemak untuk tempoh tertentu.
- Dokumen ini boleh digunakan sebagai bukti audit atau semakan dalaman.
Kelebihan:
- Tiada lagi keperluan simpan resit fizikal.
- Mudah diakses semula bila diperlukan.
5. Kemaskini Maklumat Majikan dan Pekerja
Portal ini membolehkan majikan mengemas kini data syarikat serta pekerja secara dalam talian.
- Kemaskini alamat, e-mel rasmi, atau nombor telefon perhubungan.
- Tambah atau keluarkan pekerja yang berhenti kerja.
- Sistem automatik akan mengemas kini status caruman pekerja yang tidak aktif.
Kelebihan:
- Memastikan data sentiasa tepat dan selaras dengan rekod KWSP.
- Mengurangkan keperluan borang manual di kaunter.
6. Laporan dan Sejarah Transaksi
Setiap urusan melalui portal direkodkan secara automatik.
- Majikan boleh menyemak sejarah transaksi hingga 12 bulan terdahulu.
- Semua laporan boleh dieksport untuk tujuan perakaunan dan audit.
- Membantu majikan mengesan ketidakpadanan antara jumlah caruman dan senarai pekerja.
7. Notifikasi dan Peringatan Sistem
Portal akan menghantar notifikasi melalui e-mel apabila:
- Tarikh akhir caruman semakin hampir.
- Terdapat caruman tertunggak.
- Akaun pengguna (maker/checker) memerlukan tindakan kelulusan.
Ciri ini membantu majikan memastikan semua caruman dilakukan dalam tempoh ditetapkan dan mematuhi garis panduan KWSP.
Portal i Akaun Majikan KWSP menyediakan pelbagai fungsi penting yang memudahkan pengurusan caruman pekerja, daripada e-Caruman dan e-Payroll hinggalah e-CTML dan laporan digital.
Dengan penggunaan sistem ini, majikan bukan sahaja dapat menjimatkan masa dan kos operasi, tetapi juga memastikan pematuhan penuh terhadap peraturan KWSP.
Aliran Kelulusan Maker/Checker dalam i Akaun Majikan
Dalam i Akaun Majikan KWSP, fungsi Maker/Checker ialah sistem kelulusan dua peringkat yang direka untuk meningkatkan kawalan dan keselamatan dalam proses penghantaran caruman pekerja.
Ciri ini amat berguna bagi organisasi sederhana dan besar yang mempunyai lebih daripada seorang pengguna yang mengurus caruman melalui portal KWSP.
Dengan adanya aliran ini, setiap transaksi seperti penghantaran Borang A, bayaran caruman, atau kemaskini maklumat mesti melalui semakan dan pengesahan oleh dua pihak berbeza, pembuat (maker) dan pelulus (checker). Ini memastikan ketepatan data dan mengelakkan ralat atau penyalahgunaan akaun.
1. Siapa Itu Maker dan Checker
| Peranan | Tanggungjawab Utama | Akses Sistem |
|---|---|---|
| Maker | Menyediakan data caruman, memuat naik fail e-Caruman, mengisi Borang A dan menghantar untuk semakan. | Boleh melihat, menyunting dan menghantar caruman untuk kelulusan tetapi tidak boleh membuat bayaran. |
| Checker | Menyemak butiran caruman yang disediakan oleh Maker dan meluluskan sebelum bayaran dilakukan. | Boleh meluluskan caruman, membuat bayaran melalui FPX atau DDA, dan mengesahkan transaksi. |
Dengan pembahagian ini, setiap urusan mendapat dua lapisan semakan yang mengurangkan risiko kesilapan data pekerja, caruman berganda atau pembayaran tidak sah.
2. Jenis Aliran Kelulusan dalam i Akaun Majikan
Portal KWSP menyediakan dua jenis aliran kelulusan bagi memudahkan organisasi memilih yang paling sesuai:
- Aliran Maker/Checker (Dua Peringkat)
- Maker sediakan dan hantar Borang A.
- Checker semak dan luluskan sebelum bayaran dibuat.
- Disyorkan untuk syarikat besar, agensi kerajaan, atau organisasi dengan struktur kawalan dalaman ketat.
- Aliran Tanpa Kelulusan (Satu Peringkat)
- Pengguna tunggal bertindak sebagai Maker dan Checker serentak.
- Sesuai untuk perniagaan kecil atau pemilik tunggal (sole proprietorship).
- Semua transaksi terus disahkan oleh pengguna utama selepas TAC dimasukkan.
3. Cara Menetapkan Maker dan Checker
- Semasa pendaftaran i Akaun Majikan, pengguna perlu menetapkan nama pegawai bertanggungjawab bagi setiap peranan.
- Akaun Maker dan Checker mesti menggunakan alamat e-mel berbeza bagi tujuan keselamatan.
- KWSP akan menghantar ID pengguna dan TAC berasingan kepada setiap peranan.
- Sekiranya berlaku pertukaran staf, majikan boleh menukar peranan atau memadam akses melalui menu “Pengurusan Pengguna” di portal.
4. Proses Kelulusan Langkah demi Langkah
- Maker log masuk ke portal dan menyediakan Borang A dengan jumlah caruman pekerja.
- Setelah disemak, Maker klik “Hantar untuk Kelulusan”.
- Checker menerima notifikasi e-mel yang memaklumkan terdapat transaksi baharu untuk semakan.
- Checker log masuk ke sistem, menyemak jumlah, menandakan kelulusan, dan membuat bayaran melalui FPX atau Direct Debit (DDA).
- Sistem akan menjana resit bayaran digital dan menyimpan rekod dalam sejarah transaksi kedua-dua akaun.
5. Kelebihan Aliran Maker/Checker
- Ketelusan dan kawalan dalaman, semua tindakan direkodkan dengan cap masa dan ID pengguna.
- Keselamatan berganda, hanya pengguna berdaftar boleh meluluskan caruman.
- Mengurangkan risiko penipuan dalaman, bayaran tidak boleh dilakukan tanpa kelulusan pihak kedua.
- Rekod audit yang sah, sesuai untuk audit dalaman atau pemeriksaan kewangan tahunan.
6. Tip Penggunaan Terbaik Sistem Maker/Checker
- Pastikan kedua-dua pengguna mempunyai akses internet stabil dan e-mel aktif.
- Gunakan komputer korporat dengan penyemak imbas terkini untuk elak gangguan teknikal.
- Semak laporan aktiviti pengguna secara bulanan bagi mengesan sebarang percubaan akses luar biasa.
- Tukar kata laluan Maker dan Checker sekurang-kurangnya setiap 90 hari seperti disarankan oleh KWSP.
Fungsi Maker/Checker dalam i Akaun Majikan KWSP memastikan setiap urusan caruman dilaksanakan dengan ketepatan, keselamatan dan pematuhan penuh terhadap garis panduan KWSP.
Sistem dua peringkat ini bukan sahaja memelihara integriti data tetapi juga melindungi majikan daripada risiko kesilapan atau penyalahgunaan akaun.
Pembayaran Caruman Melalui FPX atau DDA
Dalam sistem i Akaun Majikan KWSP, pembayaran caruman boleh dilakukan melalui dua saluran utama iaitu Financial Process Exchange (FPX) dan Direct Debit Authorisation (DDA).
Kedua-dua kaedah ini direka bagi memudahkan majikan membuat bayaran caruman pekerja secara selamat, pantas dan terus kepada akaun KWSP tanpa perlu ke kaunter.
Portal ini juga membenarkan majikan memilih kaedah bayaran paling sesuai mengikut saiz organisasi dan kaedah perbankan yang digunakan.
Semua transaksi akan direkodkan serta-merta dalam sistem dan penyata caruman akan dikemas kini secara automatik.
Pembayaran Melalui FPX
FPX ialah sistem pembayaran dalam talian masa nyata yang menghubungkan akaun bank majikan dengan portal KWSP i Akaun Majikan. Kaedah ini sesuai untuk semua jenis majikan, termasuk syarikat kecil dan sederhana.
Langkah-langkah Bayaran Melalui FPX:
- Log masuk ke portal i Akaun Majikan KWSP.
- Sediakan Borang A melalui fungsi e-Caruman.
- Semak jumlah caruman dan klik “Bayar Sekarang”.
- Pilih kaedah bayaran FPX.
- Pilih bank dan log masuk ke akaun perbankan internet korporat.
- Sahkan transaksi dengan TAC atau token keselamatan bank.
- Sistem akan menjana resit bayaran elektronik dan menyimpan salinan di portal.
Kelebihan FPX:
- Transaksi masa nyata dan disahkan segera.
- Tiada keperluan pengaktifan khas.
- Menyokong lebih 20 institusi perbankan utama di Malaysia.
- Sesuai untuk bayaran tidak tetap atau caruman sekali gus.
Pembayaran Melalui Direct Debit Authorisation (DDA)
DDA ialah kaedah pembayaran automatik di mana KWSP akan menolak jumlah caruman terus daripada akaun bank majikan berdasarkan Borang A yang dihantar. Kaedah ini amat sesuai bagi syarikat yang membuat caruman secara tetap setiap bulan.
Langkah-langkah Menggunakan DDA:
- Daftarkan akaun bank syarikat untuk Direct Debit Authorisation (DDA) melalui portal atau di cawangan bank yang diluluskan KWSP.
- Setelah permohonan diluluskan, sistem akan mengaktifkan kemudahan DDA dalam akaun i Akaun Majikan.
- Sediakan dan hantar Borang A seperti biasa melalui e-Caruman.
- Pilih “Bayaran Automatik DDA” sebagai kaedah bayaran.
- Sistem akan memotong jumlah caruman secara automatik pada tarikh yang ditetapkan.
- Resit bayaran akan dijana secara automatik selepas transaksi berjaya.
Kelebihan DDA:
- Bayaran automatik tanpa perlu log masuk setiap kali.
- Mengurangkan risiko kelewatan atau tertunggak.
- Sesuai untuk organisasi besar dengan jadual caruman tetap.
- Rekod transaksi disimpan secara automatik untuk audit.
Perbezaan Antara FPX dan DDA
| Ciri | FPX | DDA |
|---|---|---|
| Jenis Bayaran | Manual, masa nyata | Automatik, prajadual |
| Kelayakan | Semua majikan | Majikan berdaftar dengan DDA |
| Kelulusan Bank | Tidak diperlukan | Diperlukan (sekali sahaja semasa pendaftaran) |
| Kawalan Transaksi | Dilakukan oleh pengguna setiap kali | Secara automatik oleh sistem |
| Risiko Kelewatan | Sederhana (jika pengguna lewat membuat bayaran) | Sangat rendah |
| Keselamatan Tambahan | TAC dan pengesahan bank | Pengesahan bank dan autorisasi KWSP |
Panduan Keselamatan Semasa Pembayaran
- Pastikan pautan portal bermula dengan https://www.kwsp.gov.my sebelum log masuk.
- Gunakan komputer dan sambungan Internet yang selamat.
- Elakkan membuat pembayaran melalui peranti awam atau rangkaian Wi-Fi terbuka.
- Semak semula jumlah caruman sebelum pengesahan terakhir.
- Simpan resit digital untuk rujukan dan audit dalaman.
Tip Memilih Kaedah Bayaran yang Sesuai
- Gunakan FPX jika caruman anda berbeza setiap bulan atau syarikat kecil tanpa jadual tetap.
- Pilih DDA jika anda mempunyai jumlah caruman tetap dan ingin automasikan pembayaran bulanan.
- Pastikan akaun bank syarikat mempunyai baki mencukupi pada tarikh penolakan automatik bagi mengelak kegagalan bayaran.
Kaedah pembayaran melalui FPX atau DDA dalam i Akaun Majikan KWSP memberi fleksibiliti dan keselamatan tinggi kepada majikan dalam mengurus caruman pekerja.
Dengan pemilihan kaedah yang sesuai dan disiplin pemantauan yang baik, majikan dapat memastikan semua caruman dihantar tepat waktu serta mematuhi keperluan KWSP tanpa gangguan.
Tanggungjawab Majikan Mengikut Akta KWSP 1991
Setiap majikan yang menggaji pekerja di Malaysia tertakluk di bawah Akta Kumpulan Wang Simpanan Pekerja 1991 [Akta 452].
Undang-undang ini menetapkan tanggungjawab wajib majikan untuk mencarum kepada KWSP bagi setiap pekerja yang layak. Melalui i Akaun Majikan KWSP, semua kewajipan ini dapat dilaksanakan dengan lebih mudah, cepat dan selamat tanpa mengabaikan pematuhan undang-undang.
Fungsi utama portal i Akaun Majikan bukan sahaja bagi menghantar Borang A atau membuat pembayaran, tetapi juga sebagai platform pemantauan untuk memastikan majikan menunaikan semua tanggungjawab kewangan terhadap pekerja.
1. Pendaftaran Majikan dan Pekerja
Menurut Seksyen 41 Akta KWSP 1991, setiap majikan wajib mendaftar dengan KWSP dalam masa 7 hari selepas mengambil pekerja pertama.
- Pendaftaran ini boleh dilakukan melalui cawangan KWSP atau dalam talian melalui MyCoID.
- Majikan juga perlu mendaftarkan semua pekerja yang layak untuk caruman KWSP, termasuk pekerja kontrak dan separuh masa.
- Setelah pendaftaran disahkan, majikan akan menerima Nombor Rujukan KWSP Majikan yang digunakan untuk akses portal i Akaun Majikan.
2. Kadar Caruman KWSP
Di bawah Peraturan KWSP (Caruman) 1991, majikan wajib membuat caruman bulanan mengikut kadar semasa:
- Majikan: 13% daripada gaji pekerja (bagi pekerja yang menerima gaji bulanan RM5,000 ke bawah)
- Majikan: 12% (bagi gaji melebihi RM5,000)
- Pekerja: 11% daripada gaji bulanan
Jumlah ini mesti dikreditkan ke akaun KWSP pekerja selewat-lewatnya pada atau sebelum hari ke-15 bulan berikutnya.
3. Penghantaran dan Pembayaran Caruman
Majikan diwajibkan menghantar Borang A serta membuat pembayaran caruman melalui:
- e-Caruman dalam i Akaun Majikan KWSP, atau
- Bayaran automatik melalui FPX/DDA.
Setiap transaksi akan dijana resit digital yang menjadi bukti pembayaran sah. Sekiranya gagal menghantar caruman dalam tempoh ditetapkan, majikan dianggap melakukan kesalahan di bawah Seksyen 43(2) Akta 452.
4. Kelewatan dan Caruman Tertunggak
Jika majikan gagal membayar caruman dalam masa yang ditetapkan, KWSP berhak mengenakan dividen lewat bayar sebanyak 6% setahun ke atas jumlah tertunggak.
- Caruman tertunggak perlu diselesaikan melalui modul e-CTML dalam i Akaun Majikan.
- Sistem akan mengira jumlah caruman tertunggak dan penalti secara automatik.
- Majikan yang berulang kali gagal mencarum boleh dikenakan tindakan undang-undang dan denda sehingga RM10,000 atau penjara maksimum 3 tahun di bawah Seksyen 43(2).
5. Rekod dan Penyata Caruman
Majikan perlu menyimpan semua rekod caruman, resit, dan laporan transaksi sekurang-kurangnya 7 tahun bagi tujuan audit atau pemeriksaan KWSP.
- Semua rekod ini boleh dimuat turun daripada portal i Akaun Majikan dalam format PDF atau Excel.
- Penyata bulanan dan tahunan boleh dijadikan bukti pematuhan undang-undang bagi syarikat.
6. Tanggungjawab Tambahan Majikan
Selain pembayaran caruman, majikan juga bertanggungjawab untuk:
- Memaklumkan kepada KWSP jika terdapat pekerja baharu, berhenti, atau bersara.
- Memastikan semua potongan caruman dibuat daripada gaji pekerja dengan betul.
- Tidak menahan atau menggunakan caruman pekerja untuk tujuan lain.
- Melaporkan sebarang perubahan butiran syarikat seperti alamat atau akaun bank kepada KWSP.
7. Faedah Kepatuhan Undang-undang KWSP
Pematuhan terhadap Akta KWSP 1991 bukan sekadar kewajipan undang-undang tetapi juga pelaburan jangka panjang kepada reputasi syarikat.
- Ia meningkatkan keyakinan pekerja terhadap majikan.
- Mengurangkan risiko denda dan tindakan mahkamah.
- Menunjukkan kebertanggungjawaban sosial korporat terhadap kebajikan tenaga kerja.
Dengan menggunakan i Akaun Majikan KWSP, semua tanggungjawab ini dapat dilaksanakan dengan lebih efisien, teratur, dan telus.
Akta KWSP 1991 menetapkan bahawa setiap majikan bertanggungjawab mencarum bagi pekerjanya dan melaksanakan semua urusan berkaitan melalui sistem rasmi seperti i Akaun Majikan.
Kegagalan berbuat demikian boleh mengakibatkan tindakan undang-undang serta menjejaskan hak pekerja. Oleh itu, pematuhan dan penggunaan sistem digital ini adalah langkah penting untuk memastikan integriti kewangan dan kepercayaan antara majikan serta pekerja.
Tips Keselamatan & Amalan Baik Dalam Penggunaan Portal
Keselamatan data merupakan aspek paling penting dalam penggunaan i Akaun Majikan KWSP, memandangkan portal ini mengandungi maklumat sensitif seperti nombor akaun syarikat, butiran pekerja, dan transaksi kewangan.
Oleh itu, majikan perlu mengamalkan langkah keselamatan digital yang betul bagi mengelakkan risiko penipuan siber dan akses tidak sah.
Portal i Akaun Majikan dilengkapi sistem keselamatan berlapis termasuk pengesahan dua faktor (TAC), penyulitan SSL, dan jejak audit pengguna.
Namun, tahap keselamatan sebenar masih bergantung kepada disiplin pengguna dalam mengurus akses akaun serta memastikan maklumat log masuk dilindungi sepenuhnya.
1. Gunakan Pelayar Web dan Sistem Terkini
- Pastikan pelayar web yang digunakan (Chrome, Edge, Firefox) dikemas kini ke versi terkini untuk menyokong sistem keselamatan portal KWSP.
- Elakkan menggunakan pelayar lama atau peranti yang tidak dikemas kini kerana berisiko terhadap serangan malware.
2. Gunakan Kata Laluan Kukuh dan Unik
- Cipta kata laluan dengan sekurang-kurangnya 8 aksara, menggabungkan huruf besar, huruf kecil, nombor dan simbol.
- Elakkan menggunakan nama syarikat, tarikh lahir atau perkataan mudah diteka.
- Tukar kata laluan secara berkala, sekurang-kurangnya setiap 90 hari, seperti disarankan oleh KWSP.
3. Aktifkan Pengesahan Dua Faktor (TAC)
- TAC (Transaction Authorisation Code) adalah lapisan keselamatan penting yang dihantar ke nombor telefon berdaftar.
- Pastikan nombor mudah alih TAC hanya digunakan oleh pengguna sah seperti Maker atau Checker.
- Jangan dedahkan kod TAC melalui panggilan atau mesej kepada pihak luar, termasuk individu yang mengaku dari KWSP.
4. Elak Akses Melalui Peranti Awam atau Wi-Fi Terbuka
- Hindari log masuk ke portal menggunakan komputer awam, kafe siber, atau rangkaian Wi-Fi percuma.
- Gunakan sambungan Internet peribadi atau rangkaian korporat yang disahkan bagi mengurangkan risiko pencerobohan data.
5. Sahkan Pautan Portal KWSP Sebelum Log Masuk
- Sentiasa pastikan pautan rasmi bermula dengan https://www.kwsp.gov.my.
- Elakkan mengklik pautan daripada emel tidak dikenali atau mesej yang meminta log masuk pantas.
- KWSP tidak akan meminta ID pengguna atau kata laluan melalui e-mel.
6. Kawal Akses Akaun Maker dan Checker
- Pastikan hanya individu yang diberi kuasa mempunyai akses kepada akaun Maker dan Checker.
- Semak semula senarai pengguna portal setiap bulan bagi mengelakkan akaun aktif milik staf lama.
- Gunakan emel korporat rasmi bagi semua pengguna yang mempunyai akses kepada portal.
7. Muat Turun dan Simpan Resit Caruman Secara Selamat
- Setiap kali caruman dibuat, muat turun resit digital dan simpan dalam storan terjamin seperti pelayan korporat atau storan awan berlapis keselamatan.
- Elakkan menyimpan dokumen penting pada peranti peribadi yang tidak dilindungi kata laluan.
8. Laksanakan Audit Dalaman Secara Berkala
- Semak log aktiviti pengguna melalui modul Laporan Pengguna dalam portal i Akaun Majikan KWSP.
- Audit ini membantu mengesan aktiviti mencurigakan atau percubaan log masuk luar biasa.
- Pastikan laporan audit disimpan bagi tujuan pematuhan korporat.
9. Lindungi Peranti dan Data Digital
- Gunakan antivirus dan firewall berlesen pada semua komputer yang digunakan untuk akses portal.
- Elakkan perkongsian fail caruman melalui aplikasi pesanan segera tanpa perlindungan kata laluan.
- Lakukan sandaran data penting secara berkala ke storan luaran yang selamat.
10. Latih Pegawai dan Staf HR Tentang Etika Keselamatan Siber
- Pastikan setiap staf yang mengurus caruman dilatih tentang keselamatan digital asas.
- Sediakan garis panduan dalaman berkaitan akses, penggunaan TAC, dan penyimpanan data pekerja.
- Latihan berterusan dapat mengurangkan risiko kecuaian manusia dalam pengendalian portal.
Amalan keselamatan yang baik dalam i Akaun Majikan KWSP bukan sahaja melindungi data syarikat dan pekerja, tetapi juga memastikan kelancaran urusan caruman bulanan.
Dengan disiplin penggunaan, kawalan akses yang ketat, dan audit berkala, majikan dapat mengekalkan kepercayaan pekerja serta mematuhi piawaian keselamatan digital KWSP yang ditetapkan.
Ringkasan Kelebihan i Akaun Majikan KWSP
i Akaun Majikan KWSP merupakan platform digital yang mengubah cara majikan mengurus caruman pekerja — daripada proses manual yang mengambil masa kepada sistem automatik yang telus dan mudah digunakan. Portal ini bukan sekadar alat transaksi, tetapi satu ekosistem pengurusan caruman pekerja yang menyeluruh dan selamat.
Melalui integrasi fungsi seperti e-Caruman, e-CTML, dan e-Payroll, majikan kini boleh menghantar Borang A, membuat bayaran caruman, dan memantau rekod pekerja dalam satu sistem tunggal. Setiap transaksi disahkan dengan TAC dan dijana resit digital automatik, menjadikan proses pematuhan kepada Akta KWSP 1991 lebih efisien.
1. Kelebihan dari Segi Operasi
- Jimat masa dan tenaga kerja: Semua proses pendaftaran, caruman, dan semakan dapat dilakukan tanpa keperluan hadir ke pejabat KWSP.
- Automasi menyeluruh: Fungsi DDA dan e-Payroll membolehkan caruman dibuat secara automatik setiap bulan.
- Kemaskini masa nyata: Semua data caruman pekerja boleh disemak serta-merta selepas pembayaran.
2. Kelebihan dari Segi Keselamatan dan Ketelusan
- Sistem keselamatan berlapis: TAC, SSL, dan log audit pengguna memastikan setiap transaksi disahkan dan direkod.
- Fungsi Maker/Checker: Dua tahap kelulusan mengurangkan risiko kesilapan dan penipuan dalaman.
- Rekod digital lengkap: Setiap resit dan penyata caruman boleh dimuat turun sebagai bukti pematuhan undang-undang.
3. Kelebihan dari Sudut Undang-Undang dan Pematuhan
- Pematuhan automatik kepada Akta KWSP 1991: Portal membantu memastikan caruman dilakukan dalam tempoh ditetapkan.
- Pengiraan automatik caruman dan penalti: Sistem mengira jumlah caruman, denda lewat, dan caruman tertunggak tanpa ralat manual.
- Meningkatkan kepercayaan pekerja: Pekerja lebih yakin dengan ketelusan majikan dalam melaksanakan tanggungjawab sosial.
4. Kelebihan dari Segi Pengurusan dan Audit
- Akses laporan lengkap: Penyata bulanan dan tahunan boleh dimuat turun bagi tujuan audit kewangan.
- Kawalan pengguna: Majikan boleh menetapkan peranan Maker dan Checker dengan hak akses berbeza.
- Notifikasi automatik: Portal menghantar peringatan untuk caruman, kelulusan, dan tarikh akhir pembayaran.
Dengan penggunaan i Akaun Majikan KWSP, majikan memperoleh kawalan penuh terhadap proses caruman, keselamatan data, dan kepatuhan undang-undang.
Portal ini bukan sahaja meningkatkan kecekapan pengurusan kewangan syarikat, tetapi juga memperkukuh reputasi korporat melalui kejujuran dan ketelusan dalam menjaga kebajikan pekerja.
Penutup
Pelaksanaan i Akaun Majikan KWSP membuktikan bahawa transformasi digital mampu meningkatkan kecekapan dan ketelusan dalam pengurusan caruman pekerja.
Dengan sistem e-Caruman, FPX, dan aliran Maker/Checker, majikan dapat melaksanakan tanggungjawab mereka secara lebih selamat, tersusun, dan patuh kepada Akta KWSP 1991.
Portal ini bukan sekadar keperluan teknikal tetapi satu komitmen etika majikan terhadap kebajikan tenaga kerja.
Apabila digunakan dengan disiplin dan amalan keselamatan yang betul, i Akaun Majikan KWSP menjadi asas penting kepada tadbir urus korporat yang telus dan berintegriti di Malaysia.
